5 módszer a gyorsabb e-mail válaszok elérésére

James Clear az Atomic Habits szerzője. Bizonyított tudományos kutatások alapján önfejlesztési tippeket oszt meg. Olvassa el a teljes profilt

módszer

  • Ossza meg
  • Tűzd ki
  • Csipog
  • Ossza meg
  • Email

Miután összeállított egy tanfolyamot arról, hogyan küldhet fontos embereket e-mailben, és közel 200 személlyel beszélgettem e-mail szokásairól, észrevettem néhány gyakori problémát, amelyek az embereknek vannak az e-mailekkel kapcsolatban.

Az első számú panasz az, hogy az emberek nem kapnak választ az általuk kiküldött e-mailekre.

Itt van egy minta a hallott állításokról:

„Nem tudom megmondani, hogy olvasom-e az e-mailjeimet, vagy sem. Utálom, amikor az emberek nem válaszolnak. ”

„Nem tudom, mikor és mikor olvassák az e-mailjeimet. Néha úgy érzem, mintha szavakat köpnék egy elektronikus szakadékba. "

"Nem tudom garantálni, hogy az emberek csak eldobják az e-mailjeimet, de ha elolvassák őket, akkor biztosan nem válaszolnak."

Nos, nincs minden válaszom, de van néhány javaslatom. Íme öt módszer, amellyel gyorsabban válaszolhat e-mailben.

1. Írjon rövidebb e-maileket

Az emberek szeretnek halogatni. És bármikor hosszú e-mail érkezik a postaládánkba, ez újabb ürügy a halogatásra.

Nehéz gyorsan válaszolni egy hosszú e-mailre, mert időre van szükség az olvasásra, az időre, hogy megemészteni, és a válaszadásra. Sőt, a legtöbb hosszú e-mail több kérdést vagy témát tartalmaz, ami megnehezítheti az olvasó számára annak meghatározását, hogy mi fontos az üzenetben. Ez a zűrzavar gyakran nagyobb halogatáshoz vezet.

A másik oldalon elég könnyű rövid választ küldeni egy rövid e-mailre. Nem számít, miről beszél, a rövidebb e-mail mindig gyorsabb választ kap.

Ha gyorsabb válaszokat szeretne, akkor könnyítse meg az olvasó válaszát. Tegyen fel nekik egy kérdést, beszéljen egyetlen témáról, és tartsa rövid.

2. Írjon kevesebb e-mailt

Ha folyamatosan e-maileket küld az embereknek, akkor megszokják, hogy a beérkező üzeneteikben látnak tőled egy üzenetet. Az Ön üzenetéhez nincs sürgősség, mert tudják, hogy ha nem válaszolnak ... nos, akkor hamarosan újabb e-mailt küldünk.

Ne használja ki azt a tényt, hogy bármikor e-mailt küldhet bárkinek. Tanítsd meg az embereket, hogy értékeljék az e-maileket úgy, hogy csak akkor küldenek egyet, ha van valami értékes és fontos mondanivalód.

3. Kérjen választ

Ez egyszerűen hangzik, de sokszor elfelejtjük ezt megtenni.

Az e-mailben világosan megmagyarázzuk a helyzetet - talán még néhány lépést is megadunk -, de gyakran elfelejtjük egyértelműen kérni a választ.

Az e-mail írójaként a következő lépés mindig egyértelműnek tűnik számunkra. A címzett számára azonban nem biztos, hogy ez annyira nyilvánvaló. Egy mozgalmas nap közepén - és mindannyian elfoglaltak vagyunk -, inkább meg kell mondanunk nekünk, mit kell tennünk, nem pedig kitalálni. Tegye egyértelművé az olvasó számára a következő lépést, kérve a kívánt műveletet.

4. Kezdje határidővel

A késedelmes válaszok másik oka a sürgősség hiánya.

Társadalomként elfogadtunk egy módszert a határidők használatára, hogy pótoljuk hajlandóságunkat halogatni. Ennek eredményeként gyakran eldöntjük, mely feladatokat fogjuk elvégezni bizonyos projektek esedékessége alapján.

E-mailben ez azt jelenti, hogy egyértelmű határidőt kell megadnia, vagy meg kell kockáztatnia a választ, amíg a címzettnek „szabad ideje” lesz - ami ritkán fordul elő.

Amikor megírja a következő e-mailt, próbáljon meg beírni egy határidőt az üzenet első egy-két mondatába.

Az alábbiakban bemutatjuk a pénteki találkozó TPS-jelentését - szeretném, ha szerdán 13 óráig gondolataid lennének. … ”

Feltételezzük a határidők használatát. Ha egyértelművé teszi, hogy mikor kell választ kapnia, akkor sokkal valószínűbb, hogy erre a dátumra megkapja a választ.

5. Egyszerre csak egy személynek küldjön e-mailt

Ha egyáltalán lehetséges, soha ne küldjön e-mailt egyszerre több személynek. Még ha néhány perc is eltelik mindenkinek egyénileg történő e-mail küldésére, sokkal jobb válaszokat talál emiatt.

Ennek az az oka, hogy az emberek, amikor csak lehetséges, letolják a felelősséget a vállukról és a csoportra. Ha öt embernek küld üzenetet, akkor minden ember mindig azt feltételezi, hogy a másik négy az üzenetben vázolt feladatokat elvégzi. Az eredmény természetesen az, hogy semmi sem történik.

Ha egyszerre üzenetet kell küldenie egy embercsoportnak, akkor tegyen meg mindent annak érdekében, hogy feladatokat rendeljen az üzenetben szereplő bizonyos személyekhez. Ellenkező esetben arra vár, hogy egy rejtélyes ember fellépjen és intézkedjen.

  • Ossza meg
  • Tűzd ki
  • Csipog
  • Ossza meg
  • Email

Olvassa el a következőt

Még több a szerzőtől

James Clear

James Clear az Atomic Habits szerzője. Bizonyított tudományos kutatások alapján önfejlesztési tippeket oszt meg.

Felkapott kommunikáció

Még több a szerzőtől

James Clear

James Clear az Atomic Habits szerzője. Bizonyított tudományos kutatások alapján önfejlesztési tippeket oszt meg.

Felkapott kommunikáció

Olvassa el a következőt

9 módszer az egészséges személyes határok építésére és megőrzésére
4 jel, amit érzelmileg leürít (és mit kell tennie)
Hogyan szabadítsuk fel a haragot anélkül, hogy másokat bántanánk
13 kulcs a legjobb életed megéléséhez

Utolsó frissítés: 2020. december 11

A JotForm alapítója és vezérigazgatója, a Lifehack vállalkozási és termelékenységi tippjeinek megosztása. Olvassa el a teljes profilt

  • Ossza meg
  • Tűzd ki
  • Csipog
  • Ossza meg
  • Email

Amikor meghallja a „tárgyalás” szót, az első gondolata nagy tétű vállalati ügyletek vagy alkalmi bérmegbeszélés lehet a főnökével. Azonban az az igazság, hogy minden nap lehetőségeket kínál megtanulni tárgyalni, függetlenül attól, hogy megpróbál-e visszatérítést biztosítani egy szállodai foglalásnál, vagy ha azt házastársával küldi el, hogy kié a mosogatás.

A Covid-19 világjárvány fényében a feszültség különösen magas, és előfordulhat, hogy agresszívebb partnerekkel találja szembe magát, akik szinte lehetetlennek tűnik a közös álláspont megtalálását.

Az induláshoz itt van néhány szakértő által támogatott tipp a tárgyalásokhoz, különösen azokkal az emberekkel, akik nem hajlandók kedves játékot folytatni.

Tartalomjegyzék

Mielőtt megkezdődne a tárgyalás

Mielőtt elkezdené a megbeszéléseket a másik féllel, szánjon egy kis időt az alábbiak mérlegelésére.

Fedezze fel a lehetséges megoldásokat

A tárgyalási folyamat egyik legfontosabb része még azelőtt megkezdődik, hogy még megkezdődne: átgondolja a lehetséges megoldásokat, hogy felkészülten érje el a vitát. Ahhoz, hogy egy lépéssel tovább léphessen, számoljon azzal, hogy hogyan alakulhat a beszélgetés és hogyan szeretne válaszolni.

Például: Ha a főnököm azt mondja, hogy túl korai lenne előléptetést fontolgatni, akkor kiemelem a csapatunkhoz való hozzájárulásomat és az általam létrehozott értéket.

A házi feladat idő előtti elvégzésével nemcsak magabiztosabbnak érzi magát, hanem jelzi is kollégájának, hogy befektettek az eredménybe.

A nehéz tárgyalások előtt Susan Hackley, a Harvard Law School tárgyalási programjának ügyvezető igazgatója a következő kérdések áttanulmányozását javasolja [1]:

  • Mik a gyorsgombos problémái?
  • Ami elengedhetetlen számodra?
  • Ami elfogadhatatlan?
  • Amit valószínűleg hallani fog az ellenfelétől?
  • Hogyan fog reagálni?

Olyan, mint a golfozás: Jack Nicklaus azt ajánlja, hogy a golfozók vegyenek részt olyan alapismereteken, mint a tapadás és az igazítás. Ahogy Hackley írja: „Ha a beállításod megfelelő, akkor van egy jó esély arra, hogy ésszerűen jó lövést érj el.”

Győződjön meg róla, hogy felkészült, mielőtt beteszi a lábát a golfpályára.

Legyen Adományozó

Természetes, hogy tárgyalásokba kezdünk, amelyek középpontjában az áll, amit nyerni akarsz. A tárgyalás általában ellentmondásosnak érzi magát, és aggódunk a győzelem vagy a veszteség miatt.

Vegyen annyit, amennyit csak tud, igaz?

A kutatások azonban kimutatták, hogy a nagylelkűség tárgyalás közben az intelligencia jele lehet. Ezenkívül ezek az okosabb emberek, akiket a New York Times közreműködője, Adam Grant „adakozóknak” nevez, hajlamosak jobb tárgyalópartnereivé tenni társaikat is.

Grant azt írja: "A legsikeresebb tárgyalók ugyanúgy törődtek a másik fél sikerével, mint a sajátjukkal." [2]

A nagylelkűségtől kezdve - arra összpontosítva, hogy miként elégítheti ki partnere igényeit, és nem csak kielégítheti sajátjait - előnyös lehet a tárgyalás mindkét oldala számára, és nem is beszélve az erősebb, harmonikusabb hosszú távú kapcsolatok kialakításáról.

Tárgyalások során

Ha a folyamat közepén jár, koncentráljon a következőkre, hogy segítsen abban pozitív irányba haladni.

Tegyen fel kérdéseket a rejtett motivációk feltárása érdekében

Tárgyalásnak indulva az emberek többsége a céljára és a mondandójára koncentrál. Szakértők szerint azonban a hallgatás még kritikusabb a mindkét fél számára a legjobb megoldás megtalálásához. Volt F.B.I. Chris Voss tárgyaló elmondja: „Szeretjük azt mondani, hogy a rugalmasság kulcsa az, hogy ne legyél annyira biztos abban, amit akarsz, hogy nem vennél valami jobbat. Ha a számra koncentrál, nem látja a többi lehetőséget. ” [3]

Tegyük fel, hogy további gyermekgondozási feladatokat lát el, és rugalmasabb órákat szeretne kérni a felügyelőjétől. Kezdetben a felügyelő nem hajlandó. Feltételezheti, hogy igazságtalan, de csak kérdések feltevésével és meghallgatásával fedezheti fel az érvelését, és megpróbálhat alternatív megoldást találni, amely kölcsönösen kielégíti. Talán abban bízik benned a legjobban, hogy kezelsz egy bizonyos felelősséget; vagy talán problémái vannak azzal, hogy a munkavállalóknak nagyobb rugalmasságot biztosított a múltban.

Érdemes lehet egy kicsit mélyebbre ásni, mielőtt felveti a kezét, és elmegy a tárgyalóasztaltól, átvitt értelemben vagy IRL-ben.

Vonja be partnerét a megoldás megtalálásába

William Ury, a Harvard Law School tárgyalási programjának társalapítója, Getting Past No: Negotult People-kel tárgyaló könyvében ragyogó módszert kínál a kemény alkukkal való tárgyalásokhoz. Azt javasolja, hogy változtassák meg a játékot „a szemtől szembeni szembesítésből az egymás melletti problémamegoldássá”, egy tipikus tárgyalás összehangolásának átszervezésével.

Képzelje el, hogy két csapat dolgozik ugyanazon cél érdekében: egy megállapodás. Ha ellenséges tárgyalóval tárgyal, valószínűleg elutasítanak minden kezdeti javaslatot. Ha azonban felajánlja nekik a lehetőségeket és a közös megoldás megtalálási lehetőségét, akkor meglepődhet, hogy hogyan hagyják cserben az őrizetüket és vesznek részt a problémamegoldási folyamatban.

Tegyük fel például, hogy meg akarja győzni a főnökét arról, hogy a vállalatának változtatnia kell a szoftverén, és látnivalói egy adott lehetőségre irányulnak. Ha a főnöke hajlamos a kőfal megváltoztatására, főleg ha valaki más javasolja, próbáljon meg bemutatni néhány lehetőséget, és dolgozzon át mindegyik indoklását. Koncentráljon az összképre, és hangsúlyozza, hogy javaslata hogyan fogja előmozdítani a szervezet céljait.

Ahelyett, hogy egyetlen ötletet mutatna be, amelyet egyszerű „nem” -nel lehet ledönteni, engedje meg, hogy kollégája önállóan találjon megoldást - némi gyengéd döbbenettel az Ön által korábban kiválasztott felé.

Tartsa az agressziót az öbölnél

Az üzleti világban nagy tévhit van, és ez a következő: kemény alku kell, hogy legyen a továbbjutáshoz. Ha a társad agresszív, akkor jobb, ha még agresszívebb vagy.

Kutatások kimutatták, hogy az agresszió valójában egyáltalán nem segít egyik félnek sem a tárgyalásban. Egy nemrégiben készült tanulmány kimutatta, hogy a harag - mind az interperszonális harag (amikor a másik fél haragszik rád), mind az intraperszonális harag (a másik félre haragszik) - kevésbé jövedelmező eredményekhez vezetett a tárgyalási folyamatban. Más szavakkal: egyik fél sem tárgyal olyan jól, ha egy ember mérges. [4]

Ehelyett próbálja megőrizni nyugalmát, vagy ahogy William Ury leírja: Menjen az erkélyre. Ez azt jelenti, hogy „mentálisan elviszed magad egy helyre, ahol objektíven lenézheted a vitát és megtervezheted a válaszodat”. Ha eltávolítja az érzelmeit a helyzetből, eredményesebben haladhat, és remélhetőleg eloszlathatja a magas stressz helyzetet.

Utolsó árok erőfeszítések

Ha úgy tűnik, hogy semmi sem működik, és úgy tűnik, hogy minden elveszett, használja ezeket a technikákat a dolgok helyrehozatalához.

Hurok másokban

Néha a legnagyobb erőfeszítések ellenére tárgyalási partnerünk nem hajlandó szépen játszani. Talán szándékos kemény alkuk vagy egyszerűen makacsok. Ekkor ideje másokat bekapcsolni a folyamatba.

Lehet, hogy kíváncsi vagy: hogyan fog ez segíteni?

Kezdetben egy nehéz ember valószínűleg jobban viselkedik, ha egynél több ember felelősségre vonja. Sőt, függetlenül attól, hogy Ön cc: releváns emberek (de ügyelve arra, hogy a cc: senkit ne lépje túl), vagy harmadik feleket hív meg az értekezletre, rögzíti a jóhiszemű erőfeszítéseit, hogy megállapodásra jussanak.

Őrizze meg a kapcsolatot

Bárkivel is tárgyal, nagy valószínűséggel hatással lehet az életére - legyen az karrier pályája, üzleti üzlet sikere, vagy egyszerűen csak a szállodai szoba, amelyben a hétvégén tartózkodik. Érdemes egy tárgyalást - akár egy sikertelent is - lezárni, emlékeztetve kollégáját az iránti tiszteletükre.

A megbecsülés valódi érzelme, vagy akár egy kis könnyedség is hosszú utat jelenthet. Mint volt F.B.I. Chris Voss tárgyaló a következőket tanácsolja:

- Soha ne légy gonosz olyan iránt, aki semmit sem tehet téged. Ha jó vagy, örömmel tesznek érted mindent, amit csak tudnak. A játékos, élvezetes hozzáállás mozgásteret ad. ” [5]

Lehet, hogy nem kapja meg az emelést vagy a szállodai szobát, de talán valami mást is lehet tenni, még akkor is, ha ez legközelebb csak kedvezőbb eredményt jelent.

Remélhetőleg ezek a stratégiák segíthetnek abban, hogy a következő tárgyalások sikeresebbé és kevésbé stresszesé váljanak mindkét fél számára.