6 ötlet a tennivalók listájának karcsúsítására és tisztítására

tennivalók

Ebben a bejegyzésben 6 ötletet szeretnék megosztani veletek arról, hogyan lehet szétzúzni a tennivalók listáját, még akkor is, ha úgy érzi, hogy soha nem fogja kiásni magát minden kötelezettségéből. Megmutatom, hogyan sikerült elérnem a „zen” -t Nozbe-ban azáltal, hogy sok mindent minimalizáltam és leegyszerűsítettem, és elengedtem a sokáig fontosnak tartott szabályokat.

Ez egy Nozbe-felhasználó - Pawel Muzyka vendégbejegyzése.

Tipp 1. Változtassa meg a prioritásokról való gondolkodásmódját

Gyakran kerültem olyan helyzetekbe, amikor 30-40 vagy annál több feladat szerepelt a prioritási listámon. Annak érdekében, hogy megtaláljam azt a feladatot, amelyet egy adott pillanatban el akartam végezni, több szűrőt kellett használnom. Sajnos sok időbe telt, mire feltettem magamnak a kérdést: miért bolyongok ezen a feladatok útvesztőjén?

Ezek a feladatok valóban prioritást élveznek? Lehet, hogy egyszer ők lesznek, és akkor minden figyelmemet arra összpontosítom, hogy mindet elvégezzem, de most néhányuk még mindig arra vár, hogy ilyen fontosak legyenek.

Ez arra késztetett, hogy a következő szabályt fogadjam el: a prioritások csak azok a feladatok, amelyeket ma el kell végezni.

Bár hosszú távú terveket készítek, és negyedéves és éves célokat tűzök ki, a Nozbe-i fő véleményem szerint a mostani életben szeretnék élni. Egyik olyan feladat sem, amelyet holnap vagy a jövő héten tervezek elvégezni, nem olyan fontos, mint a jelenlegi kötelezettségeim, ezért nem kell csillaggal megjelölnöm őket, és nem is látnom kell őket a listámon. Ha itt az ideje, felveszem őket a prioritási listámra, de egyelőre nem szabad lekötniük a figyelmemet.

Az egyes napok rövid, tömör prioritási listája biztosítja a rendet és lehetővé teszi a belső béke elérését. Rövid listával tudom, hogy minden nap képes leszek nullára csökkenteni a feladataimat.

Tipp 2. Helyezze a feladatait egy idővonalra

Bár lehet, hogy egyeseknek nem tetszik ez az ötlet, ragaszkodom a következő elvhez: amikor hozzáad egy feladatot a Nozbe-hoz, állítsa be a legreálisabb határidőt arra az időpontra, amikor azt kívánja végrehajtani.

Nem kell túl merevnek lenned a dátummal kapcsolatban - bármikor megváltoztathatod, de tedd valahova a saját rendszereddel már meglévő feladatok közé. Gondoljon arra, hogy hol illene a legjobban a naptárába. Jelezzen magának, hogy hamarabb szándékozik gondoskodni erről, mint „valamikor”.

A legbonyolultabb projekteket (általában munkával kapcsolatosakat, amelyek több ember tevékenységétől függenek) nem számítva, sok kötelezettsége egyszerű feladat. Tehát nem okozhat problémát az idővonalon való elhelyezés. Tudja, mennyi az edzés, mikor kell mosni vagy fontos hívást kezdeményezni, és mikor lesz ideje beíratni gyermekét az óvodába, és hazafelé megállni a piacon.

Rendben van, ha egy feladat végrehajtása egy nappal előre vagy vissza tolódik az idővonalon. Nem arról van szó, hogy vakon ragaszkodjunk a tervhez. Csak ne feledd: az időrendben elrendezett feladatlistát könnyebb kezelni, mint egy halom laza műveletet.

A termelékenységi rendszeremben a teljes hónapra tervezett összes feladathoz becsült befejezési dátumot rendelek, amelyet nem helyeztek át a „Valamikor | Talán ”projekt.

3. tipp: Hozzon létre tárolókat a feladatokhoz

Egy másik, a túl hosszú és homályos prioritási listák létrehozásához hasonló hiba a nyitott projektek gyűjtése.

Sajnos a sok projekt puszta ténye nem jelenti azt, hogy elfoglalt és eredményes ember vagy. Ez egyszerűen azt jelenti, hogy ... rengeteg projekted van. Semmi több.

Nozbében a laza feladatok kezelésének nagyszerű módját a konténerek biztosítják. Ilyen lehet például a „Home”, a „megbízások”, a „személyes pénzügyek” vagy az „üzleti találkozók”. Használatukkal elkerülheti a külön mini projektek készítésének kísértését, amikor ezek az ügyek tökéletesen illeszkednek a feladatokhoz.

Az egyik napi kötelezettségem a csapatom előző nap elért eredményeinek ellenőrzése. Előre definiált jelentéseket generálok, majd elemzek. Létrehozhatnék egy külön projektet ehhez a feladathoz, vagy akár egy sablont is, amelyben felsorolom a következő lépéseket. Bár a gyakorlatban ez csak egy egyszerű, rutinszerű feladat. Csak egy gyors pillantást, hogy ellenőrizze, hogy minden rendben van-e.

10 feladatból álló külön projekt helyett csak egy feladatom van egy ellenőrzőlistával, amit kevesebb, mint 15 perc alatt kipipálhatok.

Biztos vagyok benne, hogy Ön maga is sokszor szembesült a „feladat vagy projekt” dilemmával. Fontos mérlegelni, hogy elkerülje a látszólag összetett ügyek tengerbe fulladását, amelyekkel, mint kiderült, 60 másodperc alatt megbirkózhat.

4. tipp: Gondold át a kategóriák hasznosságát

Érdekes, hogy az olyan általános projektek, mint a „Home”, a „háztartás költségvetése” vagy az „üzleti találkozók”, szintén… kategóriák. Vagy, ahogy egyesek inkább, összefüggések.

Észrevettem, hogy amikor minden feladatomhoz kategóriákat próbálok rendelni, hajlamos vagyok megismételni az általános projektek nevét, ami gyakorlatilag használhatatlanná teszi őket.

Másrészt, ha olyan konténereket használ olyan laza feladatokhoz, amelyekhez az esedékességi dátumokat is beállította (ezek összefüggő egészet alkotnak, amelyet a „Naptár” lapon lehet megtekinteni) - kiderülhet, hogy nem kell beállítania további paraméterek ezekhez a feladatokhoz Nozbében.

Talán nem kell további kategóriákat hozzáadnia a háztartási feladatokhoz, ha azokat már egy projektben összegyűjtötték. Talán nem kell megjelölnie a következő műveleteit, ha tevékenységének sorrendjét a feladat határideje határozza meg. Ebben az esetben vagy teljesen megteheti kategóriákat, vagy újragondolja azok szerepét a rendszeren belül. Én például, mint a napszakot jelölő kategóriák használata. Lehetővé teszik számomra például az este elvégzendő feladatok szűrését.

De ne feledje, hogy néha a dolgok jobbá tételéhez csak le kell egyszerűsíteni őket. A többszintű kategorizálást főleg olyan emberek használják, akiknek a rendszere akkora rendetlenséget okoz, hogy más módon nem képesek megszervezni őket.

Tipp 5. Használjon címkéket

Ha projektjei és feladatai legalább két különböző tematikus csoportra oszlanak - a címkék varázslatosak lehetnek.

Egyetlen kattintással lehetővé teszik, hogy elszigetelje magát az információs zajtól, amely feleslegesen elnyeli a figyelmét. Bármely felosztási kritériumot alkalmazhat: feloszthatja a projekteket magán és munkával kapcsolatos projektekre, különválaszthatja a magánprojekteket az együttműködő projektektől, csoportosíthat mindent, ami egy adott témát érint - a lehetőségeket csak az Ön igényei korlátozzák.

Személy szerint soha nem kombinálom a magán- és a munkához kapcsolódó nézetemet Nozbében. Két különböző világként kezelem őket. Eltűnnek és újra megjelennek, amikor csak szükségem van rájuk.

A címkék megkönnyítik a naptár nézet tervezését is. Célszerű őket saját munkamódszeréhez igazítani, hogy a Nozbe csak azokat a feladatokat mutassa meg, amelyekkel éppen foglalkozik.

Tipp 6. Ne zűrzavar

Mivel ennek a bejegyzésnek a rendszer karcsúsításáról és tisztításáról kellett volna szólnia, íme az utolsó, és talán a legfontosabb javaslat.

A Nozbe személyes jegyzetfüzetként szolgálhat - például egy megtekintett filmek katalógusa, a meglátogatásra érdemes éttermek listája, vagy linkek olyan cikkekhez, amelyeket az ismeretlen jövőben érdemes elolvasnia. Igen, minden információt meg fog tartani ... és feleslegesen elnyeli a figyelmét a folyamat során. De a kérdés az: hogyan fogsz profitálni belőle?

Kiderülhet, hogy minél több információt tölt be a rendszerébe (ezeket nem mindig kell feladatként megfogalmazni), annál nehezebb megtalálni és összpontosítani azokat a dolgokat, amelyek előremozdítják a projektjeit, és amelyekre valóban szüksége lenne törődik vele.

Mindannyian különböző területeken működünk, eltérő felelősséggel tartozunk, projekteket osztunk meg változó számú felhasználóval. Nem könnyű mindent rendben tartani. De függetlenül attól, hogy milyen elfoglaltak vagyunk, mindannyian képesnek kell lennünk a konkrét, megvalósítható és ütemezett projektek és feladatok rövid listájának vezetésére. Olyan lista, amelyet heti rendszerességgel elemezhet: egy csapásra és mosollyal az arcán, nem csak azért, hogy „a végére jusson, amikor nincs vége a közelben”.

Ha nem vagy képes erre, ez azt jelenti, hogy ideje diétázni a rendszereddel!:)

Szerző: Paweł Muzyka, volt újságíró, a Nozbe és a termelékenység technikáinak rajongója. Új technológiai rajongó, rajong mindenért, ami az interneten történik. Jelenleg szakmailag foglalkozik a reklámszakmával.