UNMC Print - Szüksége van-e az e-mail összeomlási diétára

Szüksége van-e e-mailjének összeomlási diétára?

Kim Laursen, az ITS oktatási koordinátora
2006. február 16

print

Mindannyian tisztában vagyunk az étrend fenntartásának fontosságával egészségügyi okokból. Ugyanez igaz az e-mailre is. Az e-mail fájljaink növekedésével egészségi állapota romlik, egyre lassabb és kevésbé hatékony. Ha nem használunk jó törlési szokásokat, akkor a számok összeadódnak. Egyre több e-mail adatbázis válik túlsúlyossá, ezért ezeknek a bővülő levélfájloknak a kezeléséhez több eszközre van szükségünk a karbantartáshoz, ami a kiszolgáló költségeinek növekedését eredményezi, csakúgy, mint az egészségügyi költségek.

Folyamatban van az összes UNMC Today január 1-je előtti e-mail automatikus törlése a szerverről. Ez kiküszöböli az alkalmazottak számára annak szükségét, hogy töröljék a múlt UNMC Todays-t a postaládájukból. A tisztításra február 20-án kerül sor. Az összes címsorozat megtalálható az UNMC Today archívumában, a http://info.unmc.edu címen. Ha kérdése van, vegye fel a kapcsolatot az ITS ügyfélszolgálatával az 559-7700 telefonszámon.

Mit tehetünk azért, hogy formába lendüljünk, és hogy a postaládánk jobban kinézzen és jobban érezze magát? "

1. "Mérlegelés" az e-mail fájl méretének ellenőrzésével
Először ellenőrizze az adatbázis méretét. Azok számára, akiknek az Asztalra telepítve van a Notes, lépjen a Fájl> Adatbázis> Tulajdonságok elemre, kattintson az i fülre, és jegyezze fel a lemezterület méretét.

Ha meghaladja az 500 MB-ot, összeomlási étrendre van szüksége! Az ideális "súly" kevesebb, mint 200 MB. Az e-mailek esetében a lehető legtöbb elvesztése jó dolog!

Ne aggódjon a dokumentumok száma miatt, mert a kevesebb nagy mellékletet tartalmazó üzenet valójában több problémát okozhat. Önnek sem kell aggódnia a felhasznált vagy kompakt százalék miatt.

Ne mérlegeljen mindennapokban - Csakúgy, mint amikor diétázik, ne mérlegeljen mindennapokban. Annak ellenére, hogy több száz üzenetet törölhetett, előfordulhat, hogy azok 48 órán át a kukában ülnek. Ezenkívül a szerver hetente többször tömöríti a leveleket. Tehát a legjobb, ha néhány nappal azután ismét mérlegel, hogy folytatja a törlési őrületet, hogy pontos leolvasást kapjon.

2. "Korlátozza a gyorséttermet" a mellékletek korlátozásával

Vágjon nagy mellékleteket a leggyorsabb eredmény érdekében!
Hasonlítsa össze az e-mailben található gyorséttermi mellékleteket. Ha csökkenteni tudja az e-mail mellékletek számát, ez lesz a legjobb mód az ideális méret fenntartására. Az üzeneteket gyakran sok címzettnek küldik, nagy mellékletekkel. Mindannyian bűnösök vagyunk, hogy hagyjuk, hogy ezek a kövér üzenetek beüljenek a postaládánkba. Néha előzményekkel válaszolunk. beleértve a mellékletet is.amely kövér üzeneteket küld másoknak. Néha előzményekkel válaszolunk mindenkire, ami az eredeti üzenet tízszeresére vagy még nagyobbra növelheti! Nem csoda, hogy felrobbannak a postaládáink!

A Lotus Notes számos eszközzel segíti a mellékletek korlátozását:

  • Rendezze az üzeneteket méret szerint csökkenő sorrendbe, hogy megnézze, melyek a legnagyobb üzenetek, és kezdje meg a törlést.
  • Rendezzen nemcsak a beérkező levelek mappában, hanem az elküldött mappában és az összes többi mappában is. Az összes mappából származó elemeket megtekintheti, ha a Nézet opciót választja az Összes dokumentum elemre. (De ha valóban nagy e-mail fájlja van, eltarthat egy ideig, mire az összes üzenete megjelenik az Összes dokumentum nézetben. Először a Beérkező levelek és az Elküldött mappákkal kezdje).
  • Ha nem akar csatolni egy mellékletet tartalmazó üzenetet, fontolja meg a melléklet számítógépre mentését. Hozzon létre egy Notes Attachments mappát a Saját dokumentumok mappában, és mentse el a fájlokat olyan fájlnévvel, amely könnyen azonosítja azt. Ezután törölje a mellékletet az üzenetből.
  • Mentsen el másoknak elküldendő üzeneteket egy megosztott meghajtóra, hogy azok melléklet nélkül küldhessék el őket.
  • Válasz mellékletek nélkül, mivel valószínűleg nincs szükség rájuk.
  • Ahelyett, hogy nagyméretű mellékletet küldene több embernek, fontolja meg a fájl mentését egy szerver megosztott mappájába vagy egy weboldalra.

További utasításokért vegye fel a kapcsolatot az UNMC ITS ügyfélszolgálatával az 559-7700 telefonszámon.

"Spam" és levélszemét levágása
Nem csak sokan állítják, hogy az ételek A spam súlyt adhat az étrendnek, de a levélszemét is hozzájárul a pufók levelezési fájlokhoz. Szerverünk képes napi szinten kiszűrni a bejövő levelek több mint 60 százalékát, ami "spam" -nek minősül (naponta több mint 40 000 üzenetet!), De néhányuk mégis átjut a postaládájába.

A nem kívánt üzenetek beérkező levelekre korlátozásának egyik módja, ha kiválasztja a nem kívánt üzenetet, és kattintson az Eszközök> Levelek blokkolása a feladóból lehetőségre. Ez az összes jövőbeni üzenetet a forrásból egy "Junk" levelezési mappába küldi. Ahhoz azonban, hogy teljesen megszabaduljon az üzenetektől, rendszeresen ellenőriznie kell a levélszemét mappáját, és törölnie kell az üzeneteket a levélszemétből.

A küldők még mindig találhatnak módot arra, hogy levélszeméteket küldjenek Önnek, annak ellenére, hogy letiltotta a leveleket, ezért a szabályok beállításával drasztikusabb intézkedéseket kell tennie. Az Eszközök alatt megtalálható Gyorsszabályok lehetővé teszik, hogy feltételeket állítson fel a feladótól, vagy tárgya legyen a levelek átirányításának más mappákba, vagy egyáltalán ne fogadja el az üzenetet. Beállíthat még bonyolultabb szabályokat, amelyek a testen vagy a témán belül kereshetnek kritériumokat. Akár beállíthat egy szabályt, amely szerint az összes egyetemi levél a beérkező levelek mappájába, a nem egyetemi levelek pedig egy másik mappába kerülnek. A szabályok beállításáról további információt a http://info.unmc.edu/helpdesk/notesmailmgt.htm címen talál, vagy forduljon a Helpdeskhez az 559-7700 telefonszámon.

3. "Gyakorolj rendszeresen" a gyakran törléssel

Hozzon létre egy szokásos "rutin törlése"
Az egészséges e-mailek kulcsa a megfelelő törlési rutin. A Jegyzetek jobb és gyorsabb teljesítményt nyújt, ha megőrzi a beérkező leveleket. Segítsen ebben a koncepcióban, próbálja ki az "egygombos szabályt". Amikor új üzenetet kap, érintse meg egyszer, és tegyen lépéseket. Minél többet gyakorolja ezt a szokását, annál kevesebb erőfeszítést kell megtennie később!

Beállíthat mappákat azokhoz az üzenetekhez, amelyeket később olvasni szeretne. Válassza ki az üzeneteket, majd kattintson a Mappa> Áthelyezés mappába elemre, és hívja "Ellenőrzéshez vagy későbbi olvasáshoz" (vagy áthúzhat egy mappába).

Fontolja meg az olyan üzenetek kinyomtatását is, amelyeket magával vihet, miközben várakozik a sorokban, az orvosi találkozókra vagy a repülőgépekre, majd törölje az üzeneteket. (Kérjük, csak a forgalomban várakozás közben olvasson, hacsak nem utas vagy!)

Használja a törlés eszközt legalább hetente egyszer! A beérkező levelek beállításának nagyszerű módja egy ismétlődő heti naptárbejegyzés beállítása riasztással. Minden héten előugró emlékeztetőt kap. Felhívhatja az 559-7700-as ügyfélszolgálatot a beállítás beállításához.

Végül kövesse ezeket az egyszerű napi gyakorlatokat a karcsúság megőrzéséhez:

  • Ne feledje a 4 alapvető D-t. -- Töröld
    -- Tegye meg, ha kevesebb mint 2 percet vesz igénybe
    -- Delegálja, és adott esetben kövesse nyomon (használja a Notes Follow-up funkciót)
    -- Halaszd el úgy, hogy felveszed a feladatlistára, vagy elküldöd a Felülvizsgálat mappába.
  • Mentés kérése: Módosítsa az elküldött levelek beállításait úgy, hogy a rendszer minden alkalommal felhívja a jegyzetet. Sokunk számára nem igazán kell megőriznünk az összes kimenő üzenet másolatát. Keresse meg ezt a beállítást a Fájl> Beállítások> Felhasználói beállítások részben, és válassza a Mail lehetőséget. Az elküldött levelek mentése alatt válassza a Mindig kérés lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.
  • A levelek rendezése törlés előtt: Az üzenetek rendezéséhez kattintson a Jegyzetek oszlopfejlécekre WHO, DATE, SIZE vagy SUBJECT. Ha ismét rákattint az oszlop fejlécére, akkor fordított sorrendben rendezi. Kattintson és húzza az üzenet bal oldalán található oszlopban, hogy az üzenetek csoportját pipával jelölje meg, majd kattintson a Törlés gombra, vagy nyomja meg a billentyűzeten található Törlés gombot. A megjelölt elemeket 48 órán belül elküldjük a kukába, és kiürítjük, hacsak nem kézzel üríted, vagy nem módosítod a lejárati időt a Levelezési beállításokban.
  • Válasz mellékletek nélkül vagy válaszoljon mellékletek nélkül