Újévi fogadalmak - A projektmenedzsment használata a 2016-os állásfoglalások teljesítéséhez

Itt van 2016, és az újévi fogadalmi szezon is, tele szokásos kliséivel. Az alábbiakban bemutatjuk a TIME Magazine szerint a 10 leggyakrabban megszakított újévi fogadalmat.

• Fogyjon és fitt legyen
• Leszokni a dohányzásról
• Tanulni valami újat
• Fogyasszon egészségesebbet és diétázzon
• Vegyen ki az adósságból és takarítson meg pénzt
• Töltsön több időt a családdal
• Utazás új helyekre
• Legyen kevésbé stresszes
• Önkéntes
• Igyál kevesebbet

Bár a fentiek személyes kudarcot valló határozatokat képviselnek, kíváncsi vagyok, hogyan nézhet ki az üzleti határozatok listája:

• Csökkentse a forgalmat
• Csökkentse az üzemeltetési költségeket
• Nagyobb profit elérése
• Javítsa az alkalmazottak morálját
• A piaci részesedés kibontása

Hasonlóan a személyes újévi fogadalmakhoz, amelyekre „kötelezzük el magunkat”, mégis elkerülhetetlenül nem valósulunk meg, ezek a szervezeti állásfoglalások is gyakran elmaradnak. Mi az, ami megállítja a felbontás sikerét?

A kitűnő mágikus tabletta
Mivel a „fogyni és kondícióba kerülni” általában mindenki gondolatában van az ünnepek után, ezt összehasonlító célokra fogjuk használni. Gondoljon erre: Ahogyan az emberek egy varázslatos tablettát akarnak bevenni a nem kívánt ünnepi súlygyarapodás visszafordítására, úgy a vállalatok is igyekeznek gyors megoldást találni céljaik elérésére anélkül, hogy időt szánnának arra, hogy racionálisan megközelítsék az elérni kívánt célokat. A fogyás megoldása egyszerű; valójában a végrehajtás állítja le az embereket. "Szeretnék lefogyni 20 kilót ... most hogy csináljam ezt pontosan?" És amikor nem jönnek az eredmények, akkor kezdődik a pánik, a frusztráció és a végső közömbösség. Szervezeti szempontból a vállalkozások számára könnyen lehet döntéseket hozni, de anélkül, hogy aprólékosan meghatároznák és megterveznék, hogyan fogják ezt elérni, a megvalósítás egyszerűen nem történnek helyesen, hatékonyan vagy akár egyáltalán.

A szervezetek a továbblépés projekt megközelítésével komolyan foglalkozhatnak újévi fogadalmaikkal. Nincs varázslatos tabletta. Megalapozott projektmenedzsment szakértelmet igényel, amely tisztázhatja, mit kell tenni a jól megtervezett, a sikert tervező projektek segítségével. Például a Kepner-Tregoe projektmenedzsment folyamata a projekt sikerének három külön fázisát használja: Definíció - Tervezés - Megvalósítás. Ez a három szakasz az eljárások világos áramlását foglalja magában, amelyek követése a szervezeteket megfelelő és hatékony intézkedések megtételére ösztönzi.

Projekt kimutatás és célok
A fogyókúra megkezdése előtt tisztázza a céljait és a küldetését. Mennyit akar fogyni? Mire számíthat arra, hogy elveszíti? Mi a motivációd? Bármely projekt megkezdése előtt, MEGHATÁROZÁS világos projektnyilatkozattal és az érték hozzáadásának célkitűzéseivel. Ez azt jelenti, hogy van egy egyszerű kimutatás, amely felvázolja a projekt időkeretét, relatív költségeit és a befejezéskor várható eredményt. Ez megválaszolja a kérdést, MIT a projekt célja? És tartalmaznia kell egy listát a projekt hozzáadott értékének növeléséről vagy MIÉRT megtesszük azokat a dolgokat, amelyeket meg fogunk tenni ennek a projektnek és milyen végcél (ok) felé?

Hozzon létre egy munkabontási struktúrát, állítson be erőforrásigényeket és rendeljen felelősséget
Hogyan fogja felépíteni az edzéseket és az étkezéseket? Egyszerűen nem lehet véletlenül megközelíteni a fogyókúrát. Kiszámolnia kell a kezelési rendjét. Ha nem tervezi meg étkezését, túlfogyaszthatja. És ha az edzéseinek nincs struktúrája, akkor túl edzhet és sérülést okozhat. A projektmenedzsmentben, miután egyértelmű projektnyilatkozat áll rendelkezésre a munka célkitűzéseivel, a következő lépés egy olyan munkabontási struktúra (WBS) létrehozása, amely világosan körülhatárolja a munka elvégzésének módját, egyértelműen felsorolva a teljesítéseket és a konkrét feladatokat.

Megértés HOGYAN a munkát el kell végezni, a csapatok megkezdhetik a becslést MENNYI a munka kerül. A súlycsökkentő program megtervezése megköveteli az erőforrások szigorú értékelését, mivel időbe és pénzbe kerül az összes puzzle-darab helyére helyezéséhez szükséges felszerelés, étel, vitamin és felszerelés. A projektdefiníción belül figyelembe vesszük, hogy mennyibe fog kerülni nekünk a projekt végrehajtása, figyelembe véve azoknak az embereknek a költségeit, akiknek képességeire szükségünk lesz, az általunk használt felszereléseket, a szükséges felszereléseket stb. ez a lépés korán felajánl egy ellenőrzőlistát arról, amire szükség van a projekthez, és segít bennünket a gondolkodásban KI kifejezetten rendelkezik a szükséges projekt készségekkel.

Szekvencia és ütemezés
Az edzőteremben a szekvenálás azt jelenti, hogy az edzéseket úgy kell beállítani, hogy különböző napokon eltalálja az adott izomcsoportokat. Táplálkozási szempontból azt jelenti, hogy megszervezi ételeit, így bizonyos kiegészítőket, ételeket és kalóriákat tartalmaz a nap különböző pontjain.

Projekt szempontból, in MILYEN RENDELÉS befejeződik a munka? Milyen feladatokat kell természetes precedensként elvégezni, hogy mások megtörténhessenek? Mennyi ideig tart az egyes tevékenységek? Különböző technikák léteznek a projekt munkafolyamatának grafikus ábrázolására. Ezek a technikák segítenek a projektmenedzsereknek abban, hogy megismerjék a projekteik minimális idejét, valamint azokat a kritikus feladatokat, amelyek - ha nem hibátlanul hajtják végre őket - a teljes projektet ütemterv nélkül kényszeríthetik. A szekvenálásnak meg kell történnie a munka ütemezése előtt; ha a feladatokat ésszerűen rendezik, akkor a dátum/naptár idők hozzáadásának egyszerű kérdése. Ezenkívül, ha a munka különböző időközönként történik, könnyebbé kell tenni az emberek bevonását a projektekbe, és el kell kerülni a konfliktusokat és a túlterhelést.

Védje a tervet
Megvan a fogyás és a testmozgás terve, és mindez le van írva. Remek munka - feltételezve, hogy szó szerint követik, akadályok nélkül. Minden étkezés a tervezettek szerint történik, minden nap? A várakozásoknak megfelelően edzeni? Fenntartja a fegyelem szintjét, amelyben annyira bízott újévkor? Mi van, ha az edzésterv nem úgy megy, ahogyan azt terveztük, és mit fog tenni, ha elmúlik a pályáról?

Mivel hibákat követünk el, fontos, hogy előre tervezzük, hogy megvédjük projektünket a nem kívánt buktatóktól. Milyen gyakran megy valami rosszul egy projektben? Bár a tökéletesség elérhetetlen lehet, a könnyen elkerülhető kérdések megakadályozása nem. A mondás szerint „egy uncia megelőzés megér egy font gyógyulást”. A KT eszköztárában található a Potenciális problémaelemzés, egy kockázatkezelési eszköz a jövő megtekintésére, valamint a megelőző és esetleges cselekvések tervezésére. Ha jól integrálódik a szervezeti "életmód" részeként, akkor ez lehet a megmentő kegyelem, amikor a csapatok elgondolkodnak, miért nem gondoltunk erre előre? Sajnos a megelőző tervezésre túl gyakran próbálkoznak gyengén.

Végrehajtás
A fogyókúra improvizatív megközelítése alig jár sikerrel. Működő rend szerint történő végrehajtáshoz gondosan megtervezett tervre és végrehajtási folyamatra van szükség, amely magában foglalja a nyomon követést és a teljesítmény visszajelzését, hogy az előrelépés a terv szerint haladjon. Mint minden jól megtervezett projekt, ez is megköveteli a projekt teljesítményének az elvárásokhoz való figyelemmel kísérését, és ha szükséges, az előre nem látható változások tükrözése és a továbblépés érdekében szükséges módosítások elvégzését. Tapasztalataink szerint a projekteknek soha nem szabad véget vetniük a hideg pulykának; lezárási folyamatra van szükség a projekt értékeléséhez és a következő projektek tanulságainak kezeléséhez. Gondoljon csak bele - miután befejezte az edzéstervet, nem akar-e elmélkedni azon, hogy mennyire teljesítette céljait, és mit tehetett volna másképp?

A tiszta gondolkodásmód életmódja
Igaz eredmények akkor következnek be, amikor a diéta életmóddá válik. Változtassa meg étkezési szokásait egy hónapig, elveszíthet öt kilót, de gyorsan visszaszerezheti őket. Változtassa meg korlátlanul az étkezését, és átalakítja testét. Vegyen részt a projektmenedzsment képzésen, és jó információkat szerez. De amikor a racionális megközelítések áthatják a szervezet és emberei munkáját, a tiszta gondolkodás válik a szervezeti életmóddá.

2016 van. Szervezete esetleg elhatározta, hogy ebben az évben hajlandóságot és fittséget teremt. Milyen lépéseket tesz a személyes - és szervezeti - határozatok alapján történő cselekvésre, a siker elérésének racionális megközelítésével?

Tudjon meg többet a KT Projektmenedzsmentről