Hogyan lehet elsajátítani a hideg e-mailt és mindig kap választ - anélkül, hogy bárkit is bosszantana

utólagos

Manapság sok munkahely magában foglalja az e-mail postafiók tetején maradást. Nemrég vállaltam egy szerződéses koncertet lenne hihetetlenül kicsi és egyszerű szerep legyen - ha nem az a tucatnyi ember lenne, akivel havonta kapcsolatba kell lépnem. És ezeknek az embereknek lehetőségük van azonnal visszaküldeni e-mailt, vagy sem, ezért kulcsfontosságú elsajátítani a saját e-mail utólagos illemtanomat.

Szimpatizálok azokkal, akik nem küldenek vissza e-mailt: Én személy szerint egy több mint 9000 e-mail postaládájának a tulajdonosa vagyok, amely nem szervezett, ami azt jelenti, hogy néhány dolog átcsúszik. Az évek során azonban kidolgoztam néhány személyes szabályt arra vonatkozóan, hogyan maximalizálom a gyors válaszadás esélyét, hogyan döntök úgy, hogy még egy kicsit várok a nyomon követésre, és hogyan strukturálom a nyomon követésemet, amikor nincs választás, de megírni őket.

Az első kapcsolat optimalizálása

1. Válaszot igénylő e-maileket készítek a lehető legrövidebb.

Komolyan: Néha elküldöm az általános kérést („részt akarok venni egy közelgő projektben, amely ezen a napon esedékes?”), Majd válasz nélkül megadom az e-mailt, tele információkkal. Az emberek elakadnak vagy elterelik a figyelmüket, vagy csak még nem érzik magukat készen a válaszadásra, és elveszíti a gyors válaszidő ablakát.

2. Hasonlóképpen megpróbálom tegye a kérdést a saját bekezdésébe.

A szövegtömbök egyszerűen nem a barátod.

3. Ha képes vagyok határidőt adni (például felügyeleti szerepkörben), Megemlítek egy olyan időpontot, amelyig szeretnék választ kapni.

Azonban még ha nem is vagyok, megpróbálok időkeretet felajánlani sok helyiséggel. Ilyeneket írok: "Nagyon jó lenne csütörtök nap végéig hallani rólad, de csak jelezd, ha több időre lesz szükséged, és mi működni fogunk." Ez mindkettő optimális válaszidőt biztosít számukra, és világossá teszi, hogy nem követelek semmit.

4. Ha valóban aggódom, hogy nem hallok vissza (például olyan emberektől, akiknek van tapasztalata arról, hogy figyelmen kívül hagyják az e-mailjeimet), akkor magyarázza el, mikor követem.

Például: "Még mindig gyűjtöm az információkat X-ről, Y-ról és Z-ről, így a jövő héten további információkat kaphatok." Ez nem egyenes feltételezés, hogy nem fordulnak hozzám, de azt mutatja, hogy emlékeztető érkezhet, még akkor is, ha az emlékeztető az ígért (és remélhetőleg értékes) extra információkat tartalmazza.

Türelem gyakorlása az időközben

1. Amikor homályos választ kaptam arra, hogy "dolgoznak rajta":

Ez egyike azoknak a válaszoknak, amelyek miatt úgy érzem, hogy nincs határozott időm, amellyel bejelentkezhetek, és nem is adja meg igazán, amit kértem. Világossá tették, hogy rajta vannak, ezért nem követem nyomon, amíg valamilyen körülmény nem változott.

2. Amikor tudom, hogy az ember elfoglalt és hatalmi helyzetben van:

Munkám során általában arra kérem az embereket, hogy valamilyen módon ingyen segítsenek, például interjúkéréseket. Ha ennek a személynek fontos, elfoglalt és hatalmas hírneve van, akkor nem fogom hibáztatni vagy nyomon követni, amíg nem adtam meg nekik a maximális időt. Nem kell megadniuk, amit akarok, és nem akarom teljesen elveszíteni a potenciális kapcsolatot.

3. Ha tudom, hogy még nem született döntés, vagy még nem az én dolgom:

Ez leginkább akkor vonatkozik, amikor új szerződéses állásra jelentkeztem, és akkor is, ha további munkát vagy érdekesebb munkát kérek egy klienstől vagy főnöktől. Kértem vagy kértem valamit, ezért hagyom, hogy ők döntsenek, és visszatérjenek hozzám. Mindaddig, amíg biztosan válogatni fognak valaki, talán csak én nem, csak magamra hagyom. Nem akarom, hogy hírhedt e-mailek küldése rontja az esélyeimet.

Nem nagymértékű utólagos e-mail strukturálása

1. Amikor csak lehetséges, megpróbálom használjon további e-mailt információk hozzáadásához.

Elfelejtettem megosztani a telefonszámomat, mint lehetséges módot arra, hogy kapcsolatba lépjek velem? Új információk érkeztek, amelyek relevánsak lennének a döntésük szempontjából (vagy egyáltalán reagálásra ösztönzik őket)? Ez nem lehet átlátható trükk a nyomon követésre, de értékes lehet.

2. Egy-két nappal később köszönő e-maillel válaszolok.

A leghosszabb ideig gyors köszönő e-maileket írtam, hogy lezárjam a kommunikáció körét amint lehetséges, de rájövök, hogy a legtöbb embernek nincs erre szüksége. Ha például fényképeket kértem, és a kapcsolattartóm azt válaszolta, hogy két napon belül eljuttatja hozzám, miért ne várhatná, hogy kimondja a „köszönöm!” 24-36 óráig? Ha látják ezt a „köszönöm” olyankor, amikor kényelmes elküldeni nekem a fotókat, akkor nagyszerű! Ha nem, akkor ez csak hálaadás lesz - nem egy nyaggató üzenet.

3. A határidők tényleges elmulasztásának elkerülése érdekében megpróbálok több kontextust adni.

Ha valamire szükségem van egy saját határidőre, hajlamos vagyok vagy nyilvánosságra hozni a saját kemény határidőmet, vagy létrehozni egy új, közbeeső határidőt, amely elegendő időt ad az előrelépéshez. - Azért írok, hogy hétfő reggelig el tudná-e küldeni nekem a fotókat. Kaptam egy határidőt a hét későbbi részén, így azok megszerzése addigra nagyon hasznos lenne. " Nem érzem szükségét általában a kihagyott határidő hangsúlyozására, mivel ettől senki sem érzi jobban magát, ha elmulasztotta. Ehelyett azt helyezem előtérbe, amit még megtehetünk. Néha csak megemlítem a következményeket: „Ha nem hallok tőled, akkor stock fényképeket kell használnunk ehhez a projekthez.”

A megfelelő tónus szögezése az e-mail követésekben

Végül megpróbálok elektronikus formátumban minél nyíltabban meleget és pozitív hangot tartani. Olyan könnyű, hogy a hang rosszul olvassa el az e-maileket, és ha szívvel-szívvel kell lennem valakivel, aki ismételten elmulasztotta a határidőket, vagy nagyon megnehezítette a munkámat, akkor inkább telefonon tenném vagy személyesen.

Ez biztosan nem mindenki megközelítése, és én személy szerint sok olyan e-mailt kaptam, amely sokkal intenzívebben olvas, mint az enyém. De úgy gondolom, hogy ez egy jó stratégia lehet, miközben megtanulja, milyen általános e-mail elvárások vannak egy új munkában vagy karrierben. A pozitívra és a továbbiakra való összpontosítás, valamint az eredeti kérést csak megismétlő üzenetek elkerülése jó módszernek tűnik a kapcsolat kialakításában, és végül abban, amire szüksége van.

Laura Marie író és tanár Ohióban.

Tetszik ez a történet? Kövesse a pénzügyi étrendet Facebook , Instagram , és Twitter napi tippeket és inspirációt, és iratkozzon fel e-mailes hírlevelünkre itt .