Hogyan ellenőrizhetjük az e-maileket naponta kétszer ... És hogy a főnök elfogadja

Gondolja, hogy a főnöke nem fog válaszolni e-mailre?

Meglepődnél. Itt van egy példa egy SXSW résztvevőtől. A két e-mailt nekem egy hosszú szerkesztéssel kombinálták.

Íme, amit elvettem az előadásától (és működésbe hoztam!):

E-mailt küldtem mindenkinek a körzetemben, és tudatta velük, hogy csak a 11a és 4p telefonszámokon fogom ellenőrizni az e-mailt. Az alábbiakban feltettem az e-mailemet:

A termelékenység és a hatékonyság növelése érdekében új személyes e-mail irányelveket kezdek el. Nemrégiben rájöttem, hogy több időt töltök a postaládám keverésével, és kevesebb időt fordítok a feladatra. Felesleges figyelemeltereléssé vált, amely végül hosszabb átfutási időket hoz létre az egyre növekvő „tennivalók” listámon.

A továbbiakban csak hétköznap 11a és 4p órakor fogok ellenőrizni/válaszolni az e-mailekre. Megpróbálok időben válaszolni az e-mailekre anélkül, hogy elhanyagolnám ügyfeleink igényeit és a márka identitását.

Ha azonnali időérzékeny válaszra van szüksége ... hívjon bizalommal. A telefonok egyébként is szórakoztatóbbak.

Remélhetőleg ez az új megközelítés az e-mailek kezelésében rövidebb átfutási időket eredményez, részemről koncentráltabb és kreatívabb munkával. Egészségedre és itt az élet a postaládámon kívül! „

Eddig a válasz nagyon befogadó és támogató volt. Íme a gyors válasz mindenre e-mail válasz, amelyet vezető operatív vezetőnktől kaptam (5 rádióadót felügyel. És az épületben lévő emberek többségét):

Félelmetes időgazdálkodási megközelítés. Örülnék, ha többen alkalmaznák ezt a politikát.

Ragaszkodom hozzá, és ez már produktívabbá teszi napjaimat. Ahogyan haladnak a napok, egyre többen vannak a buszon, tiszteletben tartva az új e-mail irányelveimet, és nem volt semmi bajom (még az SXSW-vel sem - és én az Austin rádióban dolgozom, így mindannyian elárasztottak vagyunk ezen a héten). Azonban minden egyes ember úgy érzi, hogy egyszerűen nem működne náluk, ha megtenné. („Jaj, de túl sok levelezőlistán vagyok” vagy „csak annyit teszek, hogy az e-mail fiókomban dolgozom, muszáj.” Biztos vagyok benne, hogy hallottál már mindent).

Ami az előadását illeti ... Egy fontos dolog, amit elvettem, a 80/20 fogalmának alkalmazása a munkafolyamatomra. Mindig tudtam, hogy sok időt pazarolok olyan dolgokra, amelyek végül nem mutatják meg a megtérülésem legnagyobb részét. Hallotta, hogy új megvilágításban mutatja be, hogy aktívan elkezdhessem kiszűrni az ügyfelek és folyamatok pazarlására fordított időt. Nagyon sok munkát végzek, amit a gyakornokoknak kellene elvégezniük. Tehát elkezdtem megfelelően kijelölni a felelősséget, így felszabadítva a tányért a relevánsabb feladatokhoz. Lassú folyamat lesz, de a felső vezetés velem egy oldalon van.

KROX & KBPA - Interaktív márka menedzser

Itt van egy rövidebb automatikus válasz, amelyet egy másik résztvevő sikeresen végrehajtott:

Köszönöm az e-mailed! Jelenlegi terhelésem miatt csak 11 és 16 órakor ellenőrzöm az e-maileket. Ha bármire szüksége van, kérjük, hívjon a cellámra, hogy ezt a fontos kérdést veled intézhessem. Köszönöm és szép napot!

Személyes e-mail automatikus válaszom napi egyszeri használatra korlátozódik, és azt jelzi, hogy „naponta egyszer ellenőrzöm az e-maileket, gyakran este. Ha holnap előtt válaszra van szüksége, hívjon a cellámra. Az üzleti e-mail automatikus válaszom viszont lehetőséget ad az e-mailek ellenőrzésére 7-10 naponta egyszer.

Az igazi nehézség természetesen az, hogy távol tartsa magát attól az átkozott postaládától. Szigorúan alacsony információtartalmú étrendet folytasson, és az input helyett az outputra koncentráljon; a pénztárcád és a hétvégék megköszönik.