E-mail diéta

Naponta 55 milliárd e-mailt írnak. Hányat kapsz ezek közül? Az e-mail rendkívül hasznos lehet a munkában és a társasági életben, de a soha véget nem érő elektronikus adatfolyam kezelése szorongást, sőt jogi problémákat és pénzügyi kockázatokat okozhat. - Számos szempontból átvette szakmai életünket - mondta Marty Siegel, az Indiana Egyetem Informatikai Iskolájának dékánja és az E-Mail Diet Book szerzője. - Ez valóban az a veszély, hogy ennyi időt töltünk csak a következő e-mail üzenetre reagálva, ahelyett, hogy arra összpontosítanánk, hogy mi a legfontosabb a munka céljaink előremozdításához.

A Siegel az alábbi tippeket kínálja a nem kívánt e-mailek leadásához és az e-mailezési szokások irányításához:

Ne válaszoljon azonnal mindenre. Rendeljen bizonyos időpontokat a nap folyamán, hogy megnézze az e-mailt, és tartsa be a tervet. Néhány ember úgy gondolja, hogy csak udvarias az azonnali válasz az e-mailre, vagy azonnal válaszolnia kell, hogy megjelenjen a dolgok tetején - mondta Siegel. - Itt kezdődik a függőség

• Spamszűrőket használjon. A spamszűrők a legtöbb e-mail programhoz és szolgáltatáshoz tartoznak. Használatukkal megelőzhetik a nem kívánt e-maileket és a potenciálisan veszélyes adathalász kísérleteket a postaládák eltömődésében és a figyelmünk felhívásában.

Legalább két e-mail fiókkal rendelkezik. Azt javasolja, hogy legyen egy e-mail fiók munkahelyi és egy másik személyes használatra. Ez segít csökkenteni a munkahelyi fiók spamjét, ha ezt a fiókot soha nem teszik közzé az online vásárlás során vagy más esetekben, amikor e-mail címeket kérnek.

- Olvassa el, vagy helyezze át. - Van valami hihetetlenül hatékony abban, hogy eljuthassunk oda, hogy a beérkező levelek között nincsenek üzenetek - mondta Siegel. Azt javasolja, hogy hozzon létre egy olvasatlan üzenetet tartalmazó mappát az e-mail programjában. Áthelyezheti e-mailjeinek nagy részét. Ezután nézze át a beérkező levelek mappában lévő többi e-mailt, és válaszoljon vagy törölje őket.

Nem köszönöm. Ne küldjön felesleges válaszokat e-mailben. Mintha csak e-mailt mondanék. Ez csak növeli más emberek e-mail problémáit.

Soha ne küldjön e-mailt, ha dühös. - Ez a legrosszabb, amit tehetsz - mondta Siegel. A haraggal küldött e-mailek rosszul olvashatók, szarkasztikusak vagy durvaak lehetnek, és szándékosan gonoszak lehetnek. Ez nagyobb problémákat okozhat azáltal, hogy írásban nyújt be valamit, amit fel lehet jegyezni, és a bíróság elé kerül. Ha válaszolnia kell, javasoljon élő megbeszélést, hogy semmi ne legyen írásban, vagy először küldjön magának egy e-mailt, majd olvassa el 24 órával később. - Gyakran, amikor ezeket megnézi, azt gondolja, hogy? Ez olyan butaság, és törölje - mondta Siegel.