Három módja annak, hogy megakadályozzuk az akaratlan e-mailes válaszokat

Az ingyenes Outlook-kiegészítő riasztást generál, amikor válaszolni készül az üzenet minden címzettjének; vagy elrejtheti a Válasz mindenkinek gombot, vagy késleltetheti az összes elküldött üzenetet. A Gmail felhasználói visszavonhatják az elküldést, ha 30 másodpercen belül elkapják a hibát.

A rettegett Válasz mindenkinek gomb a múlt héten újabb áldozatot jelzett, amikor a Los Angeles-i Rendőrkapitányság parancsnoka e-mailben arra kérte tisztjeit, hogy tartóztassanak le valakit kiskorú nyuszik illegális eladása miatt, hogy az osztály ne kapjon "fekete szemet" média.

Amint Ana Garcia a dél-kaliforniai NBC-nek számol be, a parancsnok nem vette észre, hogy egy LAPD-tisztnek adott válaszát elküldték a tévéhírek producernek is, aki hónapokkal azután kérte az állatkínzás letartóztatásának hiányát, hogy az osztály azt állította, hogy fellép. a gyakorlat.

A Válasz minden áldozattal ellentétben a parancsnok támogatást kapott főnökétől, az LAPD főnökétől, Charlie Becktől, aki szerint a parancsnok csupán erőforrásokat oszt ki.

Nem, ez nem egy Looney Tunes rajzfilm, amelynek főszereplője a Bugs Bunny, mint a rettenthetetlen riporter és Elmer Fudd, mint a megbecsült rendőrparancsnok. Csak úgy hangzik, mint egy.

Sajnos a véletlenszerű válaszok gyakran nem nevethetők. Tavaly januárban Ruth Graham a Grindstone-on számolt be egy nőről, aki elvesztette az állását, miután egy nemtetsző menedzser kirúgása miatt gúnyolódott egy válaszában, amelyről azt gondolta, hogy csak néhány munkatárshoz fog eljutni, de ezt mindenkinek elküldték a cégnél.

Valamelyik számítógépes funkció nagyobb bánatot okozott, mint a Válasz mindenkinek? Néhány szervezet odáig ment, hogy letiltotta mind az összes válasz, mind az továbbítás funkciót a levelezőrendszereiben - legalábbis egyes üzeneteknél.

A Microsoft Outlook felhasználói elkerülhetik a véletlenszerű válaszokat az összesre, ha elrejtik a Válasz mindenkinek gombot (amelyet az Outlook 2003 és 2007 programban Válasz mindenkinek neveznek). Beállíthatják azt is, hogy az Outlook késleltesse az elküldött üzeneteket, hogy néhány másodpercet vagy percet adjanak maguknak, hogy elkapják a válaszokat.

Talán a leghatékonyabb védelem a véletlen takarékos válaszok ellen, ha az ingyenes TuneReplyAll bővítményt használja az Outlook 2010 programhoz, amely figyelmeztetést generál, amelyet át kell kattintania, mielőtt válaszolna az üzenet minden címzettjének.

Kerülje el a véletlenszerű válaszokat az összesre, ha eltávolítja a gombot az Outlook eszköztáráról vagy szalagjáról
A munkanap gyakran a figyelemelterelések véget nem érő sorozata. Mivel ennyi ember, program és tevékenység verseng a figyelmünkért a munkahelyen, nem csoda, hogy néha rossz gombra kattintunk.

A véletlenszerű válaszadás megakadályozásának legegyszerűbb módja az, ha eltávolítja a Válasz mindenkinek opciót az Outlook 2003 és 2007 szabványos eszköztáráról, az Összes válasz pedig az Outlook 2010 szalagjáról. Ez a két korábbi programban szellő; ugyanez nem mondható el a Válasz mindenkinek eltávolításáról az Outlook 2010 szalagról.

Az Outlook 2003 és 2007 programokban nyomja meg az Alt billentyűt, és húzza le a Válasz mindenkinek gombot az eszköztárról, vagy kattintson az eszköztár jobb szélén található lefelé mutató nyílra, válassza a Gombok hozzáadása vagy eltávolítása lehetőséget, válassza a Normál lehetőséget, és törölje a Válasz mindenkinek jelölőnégyzet jelölését. Ne feledje, hogy mind az Outlook főablakában, mind az Outlook üzenetablakában el kell végeznie a lépéseket.

Elrejtse a Válasz mindenkinek gombot az Outlook 2003 és 2007 programokban az Alt gomb lenyomásával az eszköztárról, vagy az "Eszköztár testreszabása" opciók használatával. Pillanatkép: Dennis O'Reilly/CNET

Az Outlook 2010 szalag testreszabásához, hogy az Összes válasz gomb el legyen választva a többi válaszlehetőségtől, kövesse William Zhou által az Office TechCenter webhelyen leírt lépéseket:

Kattintson a Fájl fülre, válassza az Opciók lehetőséget, majd válassza a Szalag testreszabása lehetőséget.
A jobb oldali ablaktáblán válassza a Válasz lehetőséget, majd kattintson az Eltávolítás gombra.
Kattintson kétszer az Új csoport elemre. Nevezze át az első új csoportot (Egyéni) "Válasz (Egyéni)", a másodikat pedig "Válasz mindenkinek (Egyéni)".
A bal oldali ablaktábla tetején kattintson a "Fő parancsok" elemre a "Válasszon parancsokat" részben.
A bal oldali ablaktáblában bontsa ki a Kezdőlap (Levelezés) és a Válasz elemet.
A jobb oldali ablaktáblán válassza a Válasz (Egyéni) lehetőséget.
Adja hozzá a baloldali keretből a "Válasz elküldése", "Válasz", "Továbbítás", "Találkozó", "Csevegés" és "Továbbiak" parancsokat a Válasz (Egyéni) parancshoz a jobb oldali ablaktáblában egyenként.
A jobb oldali ablaktáblában válassza a "Válasz mindenkinek (egyéni)" lehetőséget.
Adja hozzá a Reply All parancsot a "Reply all (Custom)" elemhez.
Válassza a "Válasz mindenkinek (Egyéni)" lehetőséget, és használja a Le gombot a "Küldés/fogadás (IMAP/POP)" alatt.
Kattintson az OK gombra.

Megváltoztathatja a fenti lépéseket a Válasz mindenkinek gomb teljes kiküszöböléséhez, ha csak egy Új csoportot hoz létre, amelynek neve Válasz (Egyéni), és amelyből hiányzik a Válasz mindenkinek opció. Az Outlook mindhárom verziójában továbbra is válaszolhat az összesre a Ctrl-Shift-R megnyomásával, vagy az Outlook 2003 és 2007 műveletek> Válasz mindenkinek gombra kattintásával.

Tavaly decemberben a CNET Rob Lightner leírta a Microsoft ingyenes, az Outlook 2010 programhoz készült NoReplyAll kiegészítőjét, amely lehetővé teszi az üzenet küldőjének, hogy kikapcsolja az üzenet Válasz mindenkinek és Továbbítás funkcióját. Ahogy Rob magyarázza, a program tartalmaz egy olyan funkciót, amely lehetővé teszi az összes válasz kikapcsolását az összes kapott üzenetnél.

Kapcsolódó történetek

Sajnos a kiegészítő csak az ugyanazon Exchange tartományban lévő címzettek számára működik. Hasonlóképpen, az Outlook retrieve-sent-message funkció csak az Exchange-fiókoknál működik; az Outlook támogatási webhely elmagyarázza, hogyan működik az üzenetek visszakeresése az Outlook 2003 alkalmazásban.

A Gmail a szolgáltatás Visszavonás funkciójának használatával nagyobb eséllyel törölheti a véletlenszerű választ. Engedélyezéséhez kattintson a fogaskerék ikonra a Gmail főablakának jobb felső sarkában, válassza a Beállítások lehetőséget, majd az Általános fül alatt jelölje be a Küldés visszavonásának engedélyezése lehetőséget. Az opció engedélyezéséhez kattintson a beállítások alján található Változások mentése gombra.

(Ha nem látja a Küldés visszavonása opciót, kattintson a Labs fülre, és ott engedélyezze.)

A Gmail Visszavonás opciója akár 30 másodpercet is biztosít az elküldött üzenetek törléséhez, ha véletlenül válaszolt mindenkinek, vagy más módon szeretné letölteni az üzenetet. Pillanatkép: Dennis O'Reilly/CNET

Sajnos a maximális lemondási idő csak 30 másodperc (a másik három lehetőség 5, 10 és 20 másodperc). Sok esetben egy fél perc elég hosszú ahhoz, hogy rájöjjön, rossz választási lehetőséget választott, és elkerülhető, hogy „splainint” tegyen.

Az Outlook beállítása az összes elküldött üzenet késleltetésére
Üzenetkésleltetési funkciót hozzáadhat az Outlookhoz egy olyan szabály létrehozásával, amely automatikusan korlátozza az adott címre vagy az összes címzettnek küldött e-maileket. 2008 áprilisában leírtam, hogyan lehet létrehozni egy küldési késleltetési szabályt az Outlook 2003 és 2007 programokban.

A szabályok létrehozásának folyamata megegyezik az Outlook 2010 programban, bár a szabályok varázsló megnyitásának lépései eltérnek: kattintson a Fájl> Információ> Szabályok és figyelmeztetések kezelése gombra a szabályalkotási eljárás elindításához az adott programban.

Az ingyenes program „válasz mindenkinek” riasztást ad az Outlookhoz
A véletlenszerű, mindenkire adott válaszok okozta bánat nagy részét elháríthatja egy automatikus "Tényleg akarod?" megerősítés. Igen, tudom, mennyire súlyosbító lehet, ha át kell kattintanod az ilyen figyelmeztetéseket, amikor sietsz a munkanap végére. Amikor felbukkanó riasztásokkal bombázzák, az emberek gyakran átkattintanak rajtuk, anélkül, hogy esztelenek lennének.

De ez a munkahelyi biztonságod, amiről itt beszélünk. Ha úgy dönt, hogy az üzenete rossz emberekhez érkezik, nagyobb a gyors elküldés szükségessége, töltse le és telepítse az IvaSoft ingyenes TuneReplyAll kiegészítőjét az Outlook 2010 programhoz.

Miután telepítette a programot a számítógépére, manuálisan engedélyeznie kell az Outlook 2010 Kiegészítő beállításai segítségével. Kattintson a Fájl> Beállítások> Bővítmények elemre, és válassza a TuneReplyAll lehetőséget a bővítmények listájában. Kattintson a Bővítmény beállításai gombra. A program beállításai a TuneReplyAll fül alatt láthatók.

Az Outlook 2010 TuneReplyAll bővítményének lehetőségei közé tartozik az a lehetőség, hogy kizárja a címét, amikor mindenkinek válaszol, és figyelmeztetést generál, mielőtt mindenkinek válaszolna. Pillanatkép Dennis O'Reilly/CNET

Miután engedélyezte a bővítményt, megjelenik egy figyelmeztetés, amikor a Válasz mindenkinek lehetőséget választja, és megkérdezi, hogy valóban szeretné-e, hogy az üzenet összes címzettje megkapja a választ. A Nem gomb alapértelmezés szerint ki van választva, így az Enter megnyomása megszakítja az összes válasz műveletet. Kattintson az Igen gombra a válasz megerősítéséhez (vagy nyomja meg a Tab, majd az Enter billentyűt).

Mielőtt válaszolhatna az üzenet összes címzettjének, a TuneReplyAll megköveteli, hogy kattintson az figyelmeztetésre. Pillanatkép: Dennis O'Reilly/CNET

A TuneReplyAll segítségével kizárhatja saját címét is, amikor mindenkinek válaszol. Beállíthatja a programot, hogy címét automatikusan hozzáadja az összes kimenő üzenet Címzett:, Másolat: vagy Titkos másolat: mezőjéhez. Teszteltem a programot önálló PC-n (nem része az Exchange tartománynak), és a hirdetések szerint működött.

A Válasz-minden egyenlet másik oldala az a lehetőség, hogy alapértelmezés szerint válaszoljon az összes üzenet címzettjének. A Gmail Labs felajánlotta az Alapértelmezett válasz mindenkinek opciót, amelyet eltávolítottak - legalábbis az eszköz nem volt elérhető a Gmail-fiókomban.

Úgy tűnik, hogy a vállalatok ellentétes irányban haladnak: a válaszok letiltása felé, amint arról Mike Rosenwald a Businessweek.com oldalon a múlt hónapban beszámolt.

Azok a szervezetek alkalmazottai, amelyek letiltották a választ az e-mail rendszerükben, a funkciót biztosan nem hagyják ki.