Vágja le a zsírt; Audit 2. rész A PM fogyás stratégiája; Érdemes megosztani

2. rész: Projektmenedzsment fogyás stratégia

Tehát hogyan lehet kitalálni, hogy szervezete nehéz-e a PM-ben és túl sok PM-műtárgy nehezíti-e? A PM minimalista „Vágja le a zsírt” audit segíthet. Ez áll három fő tevékenység:

Készítsen leltárt az aktív PM-összetevőkről és folyamatokról.
Végezze el a „Valóban értékes ez?” Elemzés és a „Megjavítani vagy elárasztani?” Felmérés.
Fejlessze ki a „Javítás vagy ártalmatlanítás” ajánlásait.

Leltározza az aktív PM-összetevőket és folyamatokat

Mielőtt eldönthetné, melyik PM-artefaktuma és folyamata valóban hasznos, és mely hozzájárul a PM felpuffadásához, megvan hogy kitalálja, mi folyik valójában a projektjeivel. Készítsen leltárt. Itt van, hogyan:

1. lépés: Keresse meg szervezete összes dokumentumát vagy házirendjét, amely a következőket írja le:

„Legjobb gyakorlatok” miniszterelnök
Ajánlott projekt életciklusok
Minimális követelmények: belső PM felülvizsgálatok és jóváhagyások
Minimális követelmények: külső (szabályozási, jogi stb.) PM felülvizsgálatok és jóváhagyások
A személyzetre, felszerelésre, támogatásra stb. Vonatkozó PM minimális követelmények.

2. lépés: Keressen meg annyi tényleges projektütemezést, amennyit csak tud. Elemezze ezeket, és határozza meg a közös mérföldköveket, eredményeket, PM gyakorlatokat és így tovább. Pontosabban nézze meg:

Projekt fázisai
Projekt „jóváhagyási kapuk” (felülvizsgálati és jóváhagyási ciklusok)
Általános eredmények (projekt alapokmány, projekt személyzeti terv stb.)
Bármely más közös esemény, amelyről feltételezzük, hogy minden projekt szempontjából elengedhetetlen

3. lépés: Keresse meg a projekt személyzetével kapcsolatos tényleges PM-artefaktumokat. Elemezze ezeket, és határozza meg az összes projekt közös feltételezéseit:

A személyzet mélysége (a feladatokhoz rendelt személyek száma stb.)
Belső minőségbiztosítás és felülvizsgálati feladatok
Külső érdekelt vagy vezető ellenőrzi a megbízásokat
Bármely más feltételezés a projektekhez rendelt személyek szerepéről és számáról

4. lépés: Keresse meg az összes kulcsfontosságú papírt (jóváhagyási űrlap, belső vagy külső szerződés stb.), Amely általában nyomon követi vagy érvényesíti a projekteket

A felső vezetés által használt nyomtatványok
A pénzügyi, jogi, HR vagy más osztályok által használt űrlapok
Az ügyfelekkel való egyeztetéshez vagy jogilag kötelező érvényű űrlapokhoz
A projektekhez szükséges egyéb kulcsfontosságú papírmunka

5. lépés: Hozzon létre egy „Összefoglaló listát a projektmenedzsment folyamatokról és az összetevőkről”, amely felsorolja az 1–4. Lépésben található összes elemet. A listát ossza fel olyan részekre, amelyek hasonló elemeket csoportosítanak. Például az alszakaszai a következőket tartalmazhatják:

Szükséges (minimum) projektfázisok
Általános projektteljesítmények (az összes projekt adminisztratív követelményei, függetlenül attól, hogy mit hoznak létre)
Szükséges vagy minimális projektszerepek (vagyis minden csapat alapvető csapatjátszói)
Szükséges projekt-melléktermékek (projekt alapokmány, hivatalos javaslat, ütemezés, költségvetés stb.)
Szükséges PM gyakorlatok (azaz minden projektnél alkalmazott gyakorlatok, függetlenül a teljesítésektől vagy az ütemezéstől)
Páratlan, de gyakori PM gyakorlatok (azaz egyes projektekben alkalmazott gyakorlatok, de nem vagyunk biztosak benne, miért)

Miután összeállította a PM-műtárgyak és folyamatok ezen átfogó listáját, készen áll arra, hogy kitalálja, melyeket érdemes megtartani, melyeket javítani kell, és amelyeket egyszerűen el kell dobni.

Végezze el a „Valóban értékes ez?” Elemzés és a „Megjavítani vagy elárasztani?” Felmérés

Dokumentálta az összes PM-artefaktumát és folyamatát. Itt az ideje elemezni őket, és kitalálni:

Ezen műtárgyak és folyamatok közül melyek a jelenlegi formájában értékesek.
Amit javítani vagy javítani kell. (azaz melyik lehet hasznosabb, ha valamilyen módon felülvizsgálnák őket).
Amit ártalmatlanítani kell ... teljesen ki kell küszöbölni, mert nagyobb gondot okoznak, mint amennyit megérnek.

Így válaszolhat ezekre a kérdésekre:

1. lépés: Azonosítsa azokat az embereket, akik rendszeresen dolgoznak mindezzel a PM-es dolgokkal (projektmenedzserek, tárgyi szakértők, felsővezetők, ügyfélellenőrök, projektcsoport tagjai, adminisztratív segédeszközök stb.).

2. lépés: Kérje meg őket (vagy egy széles körben reprezentatív mintát, ha valóban nagy a szervezete), hogy segítsenek értékelni a PM-artefaktumokat és folyamatokat. Ezután kérje meg őket, hogy töltsenek ki egy - Ez valóban értékes? kérdőív az ilyen elemekkel:

(Ügyeljen arra, hogy az összes elemet feltüntesse a korábban tárgyalt „Projektmenedzsment folyamatok és tárgyak összefoglaló listájában”.)

3. lépés: Szerezzen visszajelzést mindenkitől, és foglalja össze a kérdőívekre adott válaszaikat. (Ezt az összefoglaló információt a következő lépésben fogja használni.)

4. lépés: Készítsen és terjesszen a „Fix it or Ditch It” kérdőív amely ilyen elemeket tartalmaz:

Vegye figyelembe, hogy a bal oldali oszlop bemutatja a eredmények a "Valóban értékes ez?" elemzés. Ezeknek az információknak a feltöltésével a felmérésben válaszolók megnézhetik, hogy a szervezetében mások mit éreznek az általuk értékelt egyes tárgyakról vagy folyamatokról. Ezzel a háttérinformációval, mint döntésük hátterével, felkérjük őket arra, hogy döntsenek arról, hogy a szervezetnek „el kell-e terjesztenie” (azaz teljesen meg kell szüntetnie a műtárgyat vagy a folyamatot), vagy „meg kell javítania” (azaz javítania kell a műtárgyat vagy a folyamatot). Ha a válaszadók a „Javítás” lehetőséget választják, arra is felkérik őket, hogy nyújtsák be konkrét javaslataikat az elem javításának módjára.

Fejlessze ki a „Javítsa vagy tegye el” ajánlásait

Ezen a ponton elég sok gyűjteményt dolgozott ki szervezete tagjaitól a PM-leletekkel és folyamatokkal kapcsolatban. Itt az ideje, hogy tegyen valamit az ajánlásokkal. Pontosabban:

Rangsorolja a PM-műtermékeket és folyamatokat, amelyeket „el kell árasztani”, és összegezze azokat átfogó listában. Mutassa be ezt a listát a felső vezetésnek, valamint az azok elhagyására vonatkozó ajánlásait. Akkor hivatalosan dönt vezetőként, amelyet el kell hagyni. (Megjegyzés: Ha a felső vezetés nem szívesen hagy el néhány elemet, javasoljuk, hogy próbáljon meg néhány tesztprojekten elhagyni őket, és nézze meg, hogy ezek az elemek hiányoznak-e. Ha nem, akkor folytathatja és megszüntetheti azok használatát az egész szervezetben.)
Foglalja össze az összes „fix it” tételt, a válaszadók javaslataival a javításra. Kérjen meg önkénteseket, hogy működjenek együtt a PM-műtárgyak javításának elkészítésében, vagy dolgozzanak ki irányelveket a PM-folyamatok egyszerűsítésére és javítására. (Kérje meg azokat az embereket, akik a leggondolkodóbb fejlesztési javaslatokat adták Önnek, hogy „önként jelentkezzenek” e javítási munkára.)
Szedj össze mindenkit aki segített az elemzésben és mondd el nekik, hogyan változtak a dolgok a hozzájárulásuk eredményeként. Ha van értelme, dolgozzon ki néhányat rövidirányelvek, amelyek tükrözik az új, karcsúbb megközelítést. (De vigyázzon, ne keletkezzen több PM-puffadás!)

Következtetés

Aki valaha is lefogyott és távol tartotta magát, tudja, hogy ehhez egy egész életmódváltás szükséges. Ez nem egyszerűen egyszeri esemény. Hasonlóképpen, A PM-minimalista megközelítés a szervezet PM-zsírtartalmának csökkentésére nem egyszeri esemény. A fogyókúrázókhoz hasonlóan, akiket folyamatosan csábítanak a magas zsírtartalmú desszertek és büfék, a PM-tanácsadók és a „szakértők” folyamatosan ösztönözni fogják szervezetét arra, hogy összetettebb rétegeket adjon a PM-hez.

A fogyókúrázók megtanulnak „nemet” mondani a csábításra, miközben figyelik a testsúlyukat, és fenntartják az egészséges étrendet és a testmozgás programját. Hasonlóképpen, a miniszterelnök-vezetőinek meg kell tanulniuk nemet mondani a miniszterelnök „szakértőinek”, és rendszeresen el kell végezniük a saját „Vágja el a zsírt” ellenőrzésüket a szervezet PM-minimalizmusra irányuló törekvéseinek részeként.

A jó új az azzal, hogy többször megkérdezte mindenkitől: "Ez valóban értékes?" ösztönözni fogja az egészséges szkepticizmust miniszterelnökei körében ez tulajdonképpen megállapíthatja egy PM-minimalista „vágja le a zsírját” támogató csoport. Így, ha valaki új PM-tárgyat vagy folyamatot próbál felhalmozni, valószínűleg lesz olyan, aki készen áll arra, hogy visszaszorítsa és megkérdezze: "Ez valóban, valóban értékes, és megéri-e az időnket és erőfeszítésünket?"

Amint egyre többen állnak fel és védik a miniszterelnök minimalizmusát, végül mindannyian élvezhetitek a karcsúbb és egészségesebb miniszterelnöki kultúra előnyeit.