E-mail diéta

A CIO kampányt folytat az irodai e-mail forgalom 25% -os csökkentése érdekében.

Az igazgató, Tony Murabito minden évben felméri a vállalat dolgozóit, és megkérdezi őket az alkalmazott informatikai rendszerekkel kapcsolatos tapasztalataikról és elvárásaikról. A válaszok általában technikai kérdésekre összpontosítanak, ezért sokkolták az e-mailről szóló tavalyi megjegyzések.

- Robbantsuk fel a Válasz mindenkinek kulcsot!

"Miért nem juthatnak el az emberek a * &!% Ponthoz!"

"Egész nap a terepen vagyok, és 60-80 e-mailt jövök haza."

"Csak egy elsöprő érzés volt, hogy nincsenek ellenőrzések az [e-mailen]" - mondja Murabito.

A CIO-k a technológia szállítását végzik, nem korlátozzák annak használatát. De miután meglátta ezeket a megjegyzéseket, Murabito úgy döntött, hogy csak ezt teszi. Cégének, a massingtoni Lexingtonban található Cubist Pharmaceuticals Inc.-nek az a célja, hogy 25% -kal csökkentse az e-mailek számát azáltal, hogy betanítja a munkavállalókat a modern iroda egyik alapvető eszközének jobb használatára.

Ez az e-mail probléma nem csak a kubistákra jellemző - mondja Dianna Booher, a texasi Grapevine-i Booher Consultants Inc. vezérigazgatója és a E-írás: 21. századi eszközök a hatékony kommunikációhoz. "Sok panaszt hallok, és nem sok ember tesz valamit ezzel kapcsolatban" - mondja. "De azt hiszem, az embereknek valamit tenniük kell, mert ez gátolja a termelékenységet."

E-mail rend

Abban a reményben, hogy csökkenti az e-mailek mennyiségét és a dolgozók által rá fordított időt, a Cubist Pharmaceuticals a következőket teszi:

Az alkalmazottak felkérése, hogy tegyenek nem üzleti jellegű üzeneteket, például felhívásokat a Girl Scout sütik vásárlására, a vállalati intranetre.
Az összes alkalmazottnak történő üzenetek küldésének korlátozása csak azokra az emberekre van szükségük, akiknek van üzletük.
Képezze a dolgozókat arra, hogy használják a tantárgyat további részletek és útmutatások megadásához, például "az Ön cselekedetéhez" vagy "az Ön tájékoztatásához".
Emlékeztetve az alkalmazókat arra, hogy nem kell minden e-mailt nyugtázniuk, amelyet másolatban kaptak.
Az emberek ösztönzése arra, hogy hagyják abba az olyan e-mailek küldését, amelyek egyszerűen csak "Köszönöm!"
Az ABC formátum elfogadása az e-mailekhez: művelet, háttér és bezárás.
Növeli a rendszer frissítésének időtartamát két percről félórára, így az emberek nem érzik szükségét annak, hogy folyamatosan szakítsanak a munkájukkal, hogy ellenőrizzék a leveleiket.
Bizonyos e-mailek, például a Google hírriadóinak átirányítása a dobozon kívüli mappákba, így a munkavállalók ellenőrizhetik őket, amikor van idejük, nem pedig minden alkalommal, amikor megjelennek.

Booher ügyfelei felmérései azt mutatták, hogy a munkavállalók 58% -a napi három órát tölt e-mailen. Bár az e-mail idő egy része kétségtelenül a munkájuk elvégzéséhez kapcsolódik, azt mondja, ennek nagy része pazarlás, mert az üzenetek vagy rosszul vannak megírva, vagy alig vagy egyáltalán nincsenek köze az üzlethez.

Hogy világos legyen, ez nem spam probléma. A Cubist dolgozói panaszkodnak a vállalkozások által generált e-mailek túlzott mennyiségére - mondja Murabito. Azt mondják, zavaros és értelmetlen üzenetek között mozognak, mert a küldők esztelenül lenyomják a "Válasz mindenkinek" pontot, csak azért, hogy valami hasonlót mondhassanak: "Köszönet".

"Ez egyfajta belső spam. Alacsony értékű, alacsony prioritású kommunikáció, amely eltömíti a dobozokat, és folyamatos megszakításokat hoz létre" - mondja Mike Song, a A hörcsög forradalom: Hogyan kezeljük az e-mailt, mielőtt kezelné, és a Cohesive Knowledge Solutions Inc., e-mail és értekezlet-oktató cég vezérigazgatója Guilfordban, Conn.

Song szerint nem lepi meg a helyzet, mert a legtöbb alkalmazott nem kap semmilyen képzést az e-mail hatékony használatáról.

Nagy megtérülés

Murabito szerint kutatásai kimutatták, hogy az e-mail kommunikáció csökkentése minden kubista munkásnak hozzávetőlegesen 15-20 napos veszteséget képes helyrehozni évente - vagy 7000-9000 napot az egész szervezet számára.

"Soha nem volt még olyan projektem, amelynek ilyen megtérülése lehetne" - mondja, megjegyezve, hogy befektetése többnyire belső személyzeti munkaidő és mintegy 50 000 dollár képzési költség volt.

Murabito szerint a probléma kezelése az informatikai szervezet számára is fontos előnyökkel jár.

Például az e-mailek mennyisége megrekedt a vállalat rendszereiben. A rendszeres karbantartás a tervek szerint szombat reggelektől vasárnap estig tart. Ez egyszer elegendő idő volt egy tipikus integritás-ellenőrzés elvégzésére, de az e-mail mennyiségének növekedésével két nap már nem volt elegendő a postaládában lévő sérült objektumok átfutásához és megtisztításához.

Murabito úgy döntött, hogy ha képes lesz csökkenteni az elküldött és tárolt e-mailek mennyiségét, akkor ezen az időkereten belül újra dolgozhat.

Bármilyen informatikai projekthez hasonlóan közelítette meg ezt a problémát: üzleti ügyet dolgozott ki, hogy meggyőzze a többi vezetőt arról, hogy érdemes foglalkozni vele. A válasz kezdettől fogva nagyon pozitív volt.

"Számos előadást tartottam a felső vezetés előtt, és még soha nem volt gyorsabb és gördülékenyebb a menetem" - mondja Murabito.

Fogalmazta meg céljait, felvázolva egy tervet, amely olyan eszközök és tippek megadását írta elő, amelyek elősegítik az alkalmazottak produktívabb kezelését e-mailjeik kezelésében, valamint a kommunikációs irányelvek és a bevált gyakorlatok elsajátítását a vállalat szerződéses oktatójának segítségével. Összegyűjtötte a különféle osztályok alkalmazottainak csapatát, akik meghatározták az alapszabályokat.

Nem meglepő, hogy Murabito némi ellenállásba ütközött. Felállított egy programot, amely minden este kitisztította mindenki törölt levelek mappáit, és törölte az összes elküldött e-mailt, amelyek hat hónapnál régebbiek voltak, de néhány dolgozó ellenállt, mondván, hogy szükségük van ezekre az üzenetekre.

Ez szemnyitó volt.

"Ez azt mutatta, hogy az e-maileket nem csak pontról pontra kommunikálják. Néhányan dokumentumkezelésre használták" - mondja Murabito. Ez kiderítette, hogy a munkavállalóknak, például a klinikai és a szabályozási területeken dolgozóknak jobb dokumentumkezelő eszközökre van szükségük (amelyeket ő szállít).

A Cubist "Projekt E-mail etikettje" még mindig folyamatban van, de Murabito azt mondja, bízik abban, hogy elérheti azt a célt, hogy 25% -kal csökkentse az e-maileket, ha mindenkit kiképeznek az év végén. Már hallja a sikerről szóló jelentéseket. Vegyük fontolóra egy Murabito által kapott e-mail tárgyát: "Csak csökkentettem a postaládámat több mint 14 ezer e-mailről 1460-ra."

Az eddigi sikerre való tekintettel a kubista vezetők Murabitót vonják be, hogy kezeljék ezt a másik nagy termelékenységet: találkozók.